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Wie können wir helfen?

Zugriff einer vorhandenen E-Akte anpassen

Standardmäßig wird der Zugriff automatisch von dem übergeordneten Aktenzeichen bzw. der übergeordneten E-Akte geerbt. Ist der Zugriff dort leer, wird die in den Benutzerdaten angegebene Standardgruppe übernommen.

Wenn der Zugriff einer E-Akte (oder eines Dokuments) geändert werden soll, sucht man sich zunächst die gewünschte E-Akte (bzw. das gewünschte Dokument) heraus und öffnet durch einen Klick auf den Befehl „Ändern“ die entsprechende Metadatenmaske. Per Doppelklick auf den Begriff „Zugriff“ öffnet sich die Zugriffsverwaltung.

 

Über die Zugriffsverwaltung kann z.B. die Gruppe „Hauptamt“ hinzugefügt werden. Um diese Gruppe schneller zu finden, ist es am einfachsten, das Suchfeld zu benutzen.

Nachdem die gewünschte Gruppe gefunden wurde, muss diese mit einem Linksklick markiert werden. Jetzt kann diese über den Befehl „Gruppe hinzufügen“ übernommen werden. Sie erscheint dann im rechten Fenster.

 

 

Nun soll noch einem einzelnen Benutzer ein Lesezugriff eingeräumt werden. Hierfür klickt man auf den Reiter „User“. Über das Suchfeld findet man z.B. den User „Test User“. Per Klick auf „User hinzufügen“ wird der ausgewählte Benutzer auf die rechte Seite in das Feld „User mit Sonderzugriff“ übernommen.

 

Damit der User nur einen Lesezugriff erhält, muss der Haken hinter dem Benutzer in der Spalte „Schreiben“ entfernt werden. Per Klick auf „OK“ werden die geänderten Zugriffe übernommen und das Zugriffsfenster geschlossen.

In der Metadatenmaske der E-Akte sieht man nun, dass die Berechtigungen im Feld „Zugriff“ entsprechend angepasst wurden. Der Benutzer TU (Test User) hat jetzt nur einen Lesezugriff (L).