Kopieren einer strukturierten E-Akte

Wenn man eine bereits angelegte E-Akte mit Unterteilung ein weiteres Mal benötigt, kann man diese kopieren. Dazu wählt man die übergeordnete Ebene der zu kopierenden Struktur mit einem Linksklick aus und klickt auf den Menüpunkt „Kopieren“.

Es öffnet sich nun die Schnellsuche. Hier wird ausgewählt, unter welchem Aktenzeichen bzw. welcher E-Akte die neue, strukturierte E-Akte angelegt werden soll. In diesem Beispiel soll die neue Struktur direkt unter dem bekannten Aktenzeichen 049.083 (Externe Schulungen) angelegt werden. Zuerst wird danach gesucht (wahlweise nach dem Aktenzeichen oder der Beschreibung) und dann das entsprechende Aktenzeichen ausgewählt. Die Bestätigung erfolgt über den „OK-Button“.

 

Im folgenden Fenster wird im Feld „Name“ eingegeben, wie die neue Struktur heißen soll und im Feld „Beschreibung“ wird der Text entsprechend angepasst.

 

Nach Anpassung der Metadaten wird die neue E-Akte über den Befehl „Speichern“ inklusive Unterteilung angelegt.