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Durch die elektronische Archivierung Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben

Ist bei Ihnen die Ablage oder Archivierung ein Problem? Legt bei Ihnen noch der Auszubildende die unterschriebenen Lieferscheine und andere Dokumente ab? Oder womöglich Sie selbst? Eine Arbeit die oft als lästig und demotivierend empfunden wird.

Leider gibt es in Verwaltungen und Firmen enorm viele Unterlagen, die entweder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder anderen Gründen abgelegt werden müssen. Das Ganze nachvollziehbar und einfach wieder auffindbar zu machen ist nicht so einfach.

Herausforderungen bei der Archivierung

Steuerbescheide, Rechnungen, Lieferscheine, Sitzungsdokumente uvm. müssen aus den Fachverfahren integriert werden. Aufgrund der Kosten will heutzutage niemand separate Insellösungen in der Warenwirtschaft, im Finanzverfahren, im Sitzungsmanagement oder anderen Fachverfahren erstellen. Eine im Dokumentenmanagement integrierte Lösung ist das einzige Mittel um einen ganzheitlichen Blick auf Vorgänge zu erhalten.

Gefahren liegen auch bei der Falschablage. Wie oft kommt es bei Ihnen vor, dass Dokumente und Dateien nicht gefunden werden? Haben Sie auch schon einmal erlebt, dass die Unterlagen der „Deutschen Telekom“ unter „T“ und nicht unter „D“ abgelegt sind? Sie hätten es anders herum gemacht? Sehen Sie….

Das Alles muss nicht sein.

Zeit ist Geld

Bei der elektronischen Archivierung und der automatischen Belegablage erreichen Sie innerhalb kürzester Zeit enorme Zeiteinsparungen.

Durch vorab gemeinsam klar definierte Wege und Strukturen, liegt ihr gesuchtes Dokument immer am richtigen Platz, in der richtigen Akte. Kann Ihr Fachverfahren Daten zu Ihren Dokumenten zur Verfügung stellen? Umso besser. Bei der Archivierung können wir beim Import Akten anlegen, Adressen überprüfen und natürlich die Dokumente revisionssicher ablegen. Ihre Sachbearbeiter arbeiten weiterhin wie bisher in dem Fachverfahren. Vorgesetzte können dennoch über das Dokumentenmanagementsystem Vorgänge und Projekte nachvollziehen.

Per Hand veränderte Dokumente wie zum Beispiel unterschriebene Lieferschein können einfach und schnell über einen Scanprozess zugeordnet und abgelegt werden. Keine umständliche Ablage im Papier oder in unübersichtlichen Ordner.

Rentiert sich die elektronische Archivierung in meiner Verwaltung?

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