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Bei uns haben Sie die Wahl!

Ob sie mit oder ohne einen Aktenplan arbeiten, ist Ihnen überlassen. Beim Thema strukturierten Arbeiten und ob man mit oder ohne eine einheitliche Ablagestruktur arbeitet, scheiden sich die Geister. Oft ist es eher eine Frage der Philosophie. Wir möchten niemanden missionieren. Deswegen entscheiden Sie selbst, ob in Ihrer Verwaltung mit oder ohne Aktenplan gearbeitet wird.

Was ist überhaupt ein Aktenplan?

Der Aktenplan ist eine Möglichkeit, um seine Akten und Dokumente besser zu strukturieren. Da er unabhängig von Personen oder Gruppen erstellt wird und sich ausschließlich an Aufgaben orientiert, stellt er gewissermaßen die innere Organisation anhand der Aufgaben dar. Durch die Möglichkeit der Tiefergliederung, ist eine Abbildung bis in die unterste Aufgabenebene möglich. Basis sind in der obersten Ebene die Hauptgruppen, welche sich in Untergruppen bis hin zum untersten Aktenzeichen gliedern.

In Dokuneo können Sie die landeseinheitlichen Aktenpläne der Bundesländer integrieren. Ebenso ist die Abbildung der Organisation für Krankenhäuser, Kirchen und Hochschulen möglich. Für Unternehmen bietet sich auch die Möglichkeit einfach ihre vorhandene Ordnerstruktur aus dem Explorer zu übernehmen. Auch die Einbindung von einheitllichen Vorgehensweisen bspw. aus dem Qualitätsmanagement (QM) ist über diesen Weg möglich. Hauptsache ist, dass Ihre Mitarbeiter sich und ihre Aufgaben wiederfinden.

Vorteile:

  • zusätzliche Suchmöglickeiten
  • einfache Anlage von untergeordneten Akten und Vorgängen durch Übergabe von Metadaten (Aufbewahrungsfristen, Zuständigkeiten usw.)
  • klar definierte Organisation und Struktur
  • zukunftssichere Ablage durch aufgabenbezogenen und personenunabhängigen Aufbau

Nachteile:

  • eventuell Umstellung bei der Ablage
  • zusätzlicher Aufwand bei der Erstellung und Pflege

Wie können Sie einen Aktenplan in Dokuneo erstellen?

Bearbeiten Sie ganz einfach in unserer intuitiven Software Ihren Aktenplan. Selbstverständlich können wir auch einen oder mehrer Aktenpläne in wenigen Augenblicken importieren.

Die Bearbeitung eines Aktenplans zeigen wir beispielhaft in diesem kurzen Video.

Zusammenfassung Aktenplan:

Wir empfehlen ausdrücklich die Arbeit mit dem Aktenplan, weil er in unseren Augen die tägliche Suche nach Dokumenten und Akten vereinfacht. Weiterhin nimmt er einem die Arbeit bei der Erstellung ab. Dies hebt unseres Erachtens den Mehraufwand der Pflege vielfach auf. Natürlich können Sie sich auch ohne Aktenzeichen eine sinnvolle Ablagestruktur aufbauen.

Es ist Ihnen überlassen, wie Sie arbeiten. Denn: Sie haben die Wahl!

Sie benötigen Hilfe bei der Erstellung eines Aktenplans?

Sie haben noch keinen Aktenplan? Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen bei der Erstellung.

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